Petycja z dnia 17 października w sprawie audytów technologicznych

§2.1p) W trybie Ustawy o petycjach (Dz.U.2018.870 tj. z dnia 2018.05.10)  -  biorąc pod uwagę, oszczędności w wydatkowaniu środków publicznych oraz w oszczędności w roboczogodzinach pracy Urzędników jakie osiągają urzędy, które intensywnie i skutecznie wdrażają procesy informatyzacji, integracji oprogramowania i automatyzacji procedur co  należy z pewnością do wartości wymagających szczególnej ochrony w imię dobra wspólnego, mieszczących się w zakresie zadań i kompetencji adresata petycji - wnosimy o:

§2.2p)  dokonanie analizy  rodzącego się rynku usług związanych z automatyzacją i robotyzacją w kontekście ewentualnego bezpłatnego przeprowadzenia audytu technologicznego w Urzędzie mającego na celu zidentyfikowanie możliwości wprowadzenia automatyzacji w różnych obszarach powierzonych gminie zadań publicznych.

Zdaniem składającego petycję - po wykonaniu takiego bezpłatnego audytu technologicznego Decydenci mogliby oszacować w ramach wykonanego rekonesansu zainicjowanego niniejszą petycją -   oszczędności, które mogłyby wyniknąć z takiej automatyzacji, zdefiniować obszary podatne na błędy i definicją obszarów, w których wprowadzenie rozwiązań automatyzacyjnych przyczyniłoby się do oszczędności i usprawnienia pracy w gminie

Z szerszą tematyką tego typu oraz z możliwościami wykonania darmowych audytów technologicznych można zapoznać się w sieci Internet inter alia na stornach WWW Usługodawców - dla przykładu: https://samorzad.g1ant.com/

§2.3p)   Zaplanowanie permanentnego  podnoszenia kwalifikacji pracowników w tym zakresie w ramach szkoleń i audytów w omawianym obszarze  również na mocy kwantyfikacji dokonanych w ramach art. 29 Ustawy o z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych t.j. (Dz. U. z 2022 r. poz. 530)  

Uzasadnienie petycji:

Zdaniem Wnioskodawcy Gmina powinna kompletować materiały i know-how w tym zakresie - zbierać informacje dotyczące możliwości uzyskania dofinansowania z programów regionalnych lub unijnych oraz śledzić inicjatywy rządowe i sektorowe skierowane do miast i gmin w zakresie automatyzacji, a także wytypować osobę w Urzędzie (jeśli jeszcze do tej pory jej nie wskazano)  -  do koordynacji działań w tym zakresie.

Oczywiście ABY NASZA PETYCJA NIE BYŁA W ŻADNYM RAZIE ŁĄCZONA Z PÓŹNIEJSZYM ewentualnym trybem zamówienia  nie musimy dodawać, że jesteśmy przekonani, iż postępowanie będzie prowadzone z uwzględnieniem zasad uczciwej konkurencji - i o wyborze oferenta będą decydować jedynie  ustalone przez decydentów kryteria związane inter alia z aktualnym stanem prawnym, bezpieczeństwem oraz racjonalnym wydatkowaniem środków publicznych.  

Zawsze powinny decydować przejrzyste i transparentne oraz jasno określone a priori przez Urząd zasady oraz zasady uczciwej konkurencji przy racjonalnym wydatkowaniu środków publicznych.

§2.4p) Aby zachować pełną jawność i transparentność działań - wnosimy o opublikowanie treści petycji na stronie internetowej podmiotu rozpatrującego petycję lub urzędu go obsługującego (Adresata)  - na podstawie art. 8 ust. 1 ww. Ustawy o petycjach   - co jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na publikację wszystkich danych. Chcemy działać w pełni jawnie i transparentnie.

Petycja odrębna - dla ułatwienia i zmniejszenia biurokracji - została dołączona do niniejszego wniosku   - vide -  J. Borkowski (w:) B. Adamiak, J. Borkowski, Kodeks postępowania…, s. 668; por. także art. 12 ust. 1 komentowanej ustawy - dostępne w sieci Internet.  - co jak wynika z cytowanego piśmiennictwa nie jest łączeniem trybów.

§4) Wnosimy o zwrotne potwierdzenie otrzymania niniejszego wniosku w trybie §7  Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania s. i wniosków. (Dz. U. z dnia 22 styczna 2002 r. Nr 5, poz. 46) -  na adres robotyzacja@samorzad.pl

§5) Wnosimy o to, aby odpowiedź w  przedmiocie powyższych pytań i petycji złożonych na mocy art. 63 Konstytucji RP - w związku z art.  241 KPA, została udzielona - zwrotnie na adres robotyzacja@samorzad.pl

§6) Wniosek został sygnowany bezpiecznym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym - stosownie do wytycznych Ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz.U.2016.1579 dnia 2016.09.29)

Dodatkowe materiały, o których wzmiankowano w treści wniosku:

Robotyzacja procesów w Jednostkach Samorządu Terytorialnego w Polsce odnosi się do zastąpienia ludzkich pracowników przez technologie, w celu realizacji prostych, powtarzalnych zadań. Jest to odpowiedź na potrzebę zwiększenia wydajności oraz minimalizacji błędów. Miasta, takie jak Bydgoszcz, Łódź czy Lublin, już z sukcesem wprowadziły takie rozwiązania, automatyzujące zadania od zarządzania fakturami po budżetowanie projektów miejskich.

Bydgoszcz zastosowała roboty w procesach rozliczania energii elektrycznej, podczas gdy Łódź skupiła się na zrobotyzowaniu procesów związanych z partycypacją społeczną. Lublin natomiast zautomatyzował zadania w Wydziale Strategii i Przedsiębiorczości, szczególnie w zakresie zarządzania projektami miejskimi.

Zgodnie z analizami międzynarodowymi, robotyzacja przynosi znaczące korzyści nie tylko w Polsce, ale również za granicą. Miasta na całym świecie korzystają z technologii, aby działać bardziej efektywnie i zwiększać satysfakcję mieszkańców.

Zalety robotyzacji to nie tylko oszczędność czasu i pieniędzy, ale także możliwość skupienia ludzkich zasobów na bardziej kreatywnych i ambitnych projektach. Warto rozważyć wprowadzenie takich rozwiązań również w innych jednostkach samorządowych.

Link do artykułu:

https://pfrdlamiast.pl/aktualnosci/3-przyklady-wdrozenia-robotyzacji-w-miastach.html

Artykuł dotyczy poziomu cyfryzacji w samorządowych urzędach, ze szczególnym uwzględnieniem Urzędu Miasta Wrocławia. Mariusz Kiciński z wrocławskiego magistratu podkreśla, że obecnie wykorzystuje się jedynie około 50-60% możliwości wdrożenia systemów teleinformatycznych do oferowania e-usług. Przyczyny tego stanu to między innymi ograniczenia budżetowe, wydłużone procedury przetargowe i procesy decyzyjne. Ponadto, choć centralizacja e-usług przez KPRM wnosi pewne standardy i zabezpieczenia, ma też swoje ograniczenia, takie jak brak uwzględnienia specyfiki lokalnej oraz problemów z integracją. Aby usprawnić i zwiększyć poziom cyfryzacji, samorządy potrzebują  szybszych zmian legislacyjnych, współpracy ze specjalistami oraz środków finansowych. Ważne są także szkolenia dla pracowników i dostosowanie e-usług do potrzeb różnych grup użytkowników, w tym osób starszych i z niepełnosprawnościami.

Link do artykułu: https://www.portalsamorzadowy.pl/smart-city/urzedy-wciaz-nie-sa-dosc-cyfrowe-wskazujemy-najpowazniejsze-bariery,427981.html

W obszernym 60 stronicowym raporcie dokonamy przez Obserwatorium Polityki Miejskiej dot. Cyfryzacji urzędów miast jest napisane o tym, że transformacja cyfrowa w polskich miastach napotyka na problemy związane z brakiem dokumentów strategicznych i nieskoordynowanym podejściem. Aż 60% badanych miast nie posiada strategii dotyczącej cyfryzacji, co wskazuje na niewystarczającą wagę przywiązywaną do tego zagadnienia. Mimo większego zainteresowania w dużych ośrodkach, cyfryzacja jest często tylko elementem ogólnych strategii rozwoju. Wyniki wskazują, że tylko 15% gmin ma strategię smart city, a 9% dotyczy transformacji cyfrowej. Struktury urzędów rzadko zawierają jednostki odpowiedzialne za sprawy cyfrowe. Małe miasta znacząco odstają od większych w zakresie cyfryzacji, oferując mniej e-usług i rzadziej uwzględniając cyfryzację w swoich dokumentach. Bez wsparcia, różnice te mogą się pogłębiać.

Link do całego raportu: https://obserwatorium.miasta.pl/wp-content/uploads/2022/10/Cyfryzacja-urzedow-miast.pdf

Wnioskodawca:

Osoba Prawna
Szulc-Efekt sp. z o. o.
Prezes Zarządu - Adam Szulc
ul. Poligonowa 1
04-051 Warszawa
nr KRS: 0000059459
Kapitał Zakładowy: 222.000,00 pln
www.gmina.pl

Dodatkowe informacje:

Stosownie do art. 4 ust. 2 pkt. 1 Ustawy o petycjach (Dz.U.2018.870 t.j. z dnia 2018.05.10) -  osobą reprezentująca Podmiot wnoszący petycję - jest Prezes Zarządu Adam Szulc

Stosownie do art. 4 ust. 2 pkt. 5 ww. Ustawy - petycja niniejsza została złożona za pomocą środków komunikacji elektronicznej - a wskazanym zwrotnym adresem poczty elektronicznej jest: robotyzacja@samorzad.pl

Adresatem Petycji - jest Organ ujawniony w komparycji - jednoznacznie identyfikowalny  za pomocą uzyskanego z Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu - adresu e-mail !

Zwyczajowy komentarz do Wniosku:

Adresat jest jednoznacznie identyfikowany - na podstawie - unikalnego adresu e-mail opublikowanego w Biuletynie Informacji Publicznej Jednostki i przypisanego do odnośnego Organu.

Rzeczony adres e-mail - zgodnie z dyspozycją art. 1 i 8 ustawy o dostępie do informacji publicznej - stanowiąc informację pewną i potwierdzoną - jednoznacznie oznacza adresata petycji/wniosku. (Oznaczenie adresata petycji/wniosku)

Pomimo, iż w rzeczonym wniosku powołujemy się na art. 241 Ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 735 , 2052)   -  w naszym mniemaniu - nie oznacza to, że Urząd powinien rozpatrywać niniejsze wnioski w trybie KPA  - należy w tym przypadku zawsze stosować art. 222 KPA.

W opinii Wnioskodawcy Urząd powinien w zależności od dokonanej interpretacji treści pisma  - procedować nasze wnioski  -  ad exemplum w trybie Ustawy o petycjach (Dz.U.2014.1195 z dnia 2014.09.05)  lub odpowiednio Ustawy o dostępie do informacji publicznej (wynika to zazwyczaj z jego treści i powołanych podstaw prawnych) - lub stosować art. 222KPA

Zatem - wg. Wnioskodawcy niniejszy wniosek może być jedynie fakultatywnie rozpatrywany - jako optymalizacyjny w związku z art. 241 KPA.

W naszych wnioskach/petycjach  często powołujemy sie na  wzmiankowany art. 241 KPA - scilicet: "Przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności.” - w sensie możliwości otwarcia procedury sanacyjnej.

Każdy Podmiot mający styczność z Gminą  - ma prawo i obowiązek - usprawniać struktury administracji samorządowej i każdy Podmiot bez wyjątku ma obowiązek walczyć o lepszą przyszłość dla Polski.

Zatem pomimo formy zewnętrznej - Decydenci mogą/powinni dokonać własnej interpretacji  pisma - zgodnie z brzmieniem art. 222 KPA.

Nazwa Wnioskodawca/Petycjodawca - jest dla uproszczenia stosowna jako synonim nazwy “Podmiot Wnoszący Petycję” - w rozumieniu art. 4 ust. 4 Ustawy o petycjach (Dz.U.2014.1195 z dnia 2014.09.05)

Pozwalamy sobie również przypomnieć, że  ipso iure art. 2 ust. 2 Ustawy o dostępie do informacji publicznej “ (…) Od osoby wykonującej prawo do informacji publicznej nie wolno żądać wykazania interesu prawnego lub faktycznego.

Wnioskodawca   - pro forma podpisał - niniejszy wniosek -  bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym  (w załączeniu stosowne pliki) - choć według aktualnego orzecznictwa brak podpisu elektronicznego nie powoduje bezprzedmiotowości wniosku, stosownie do orzeczenia: Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie I OSK 1277/08.  Podkreślamy jednocześnie, iż przedmiotowy wniosek traktujemy jako próbę usprawnienia organizacji działania Jednostek Administracji Publicznej  - w celu lepszego zaspokajania potrzeb ludności. Do wniosku dołączono plik podpisany bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zawiera on taką samą treść, jak ta która znajduje się w niniejszej wiadomości e-mail.  Weryfikacja podpisu i odczytanie pliku wymaga posiadania oprogramowania, które bez ponoszenia opłat, można uzyskać na stronach WWW podmiotów - zgodnie z ustawą, świadczących usługi certyfikacyjne.

Celem naszych wniosków jest - sensu largo - usprawnienie, naprawa - na miarę istniejących możliwości - funkcjonowania struktur Administracji Publicznej - głownie w Gminach/Miastach  - gdzie jak wynika z naszych wniosków - stan faktyczny wymaga wszczęcia procedur sanacyjnych.

W Jednostkach Pionu Administracji Rządowej - stan faktyczny jest o wiele lepszy. 

Zwracamy uwagę, że Ustawodawca do tego stopnia stara się - poszerzyć spektrum możliwości porównywania cen i wyboru różnych opcji rynkowych oraz przeciwdziałać korupcji w Administracji Publicznej - że nakazał w §6 ust. 2 pkt. 2 załącznika nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, (…) (Dz. U. z dnia 20 stycznia 2011 r.) -  archiwizowanie, również wszystkich niezamówionych ofert, a co dopiero petycji i wniosków optymalizacyjnych. Cieszy nas ten fakt niemiernie, przyczyni się z pewnością do większej rozwagi w wydatkowaniu środków publicznych.

Duża ilość powoływanych przepisów prawa w przedmiotowym wniosku, wiąże się z tym, że chcemy uniknąć wyjaśniania intencji i podstaw prawnych w rozmowach telefonicznych - co rzadko, ale jednak, ciągle ma miejsce w przypadku nielicznych JST.

Jeżeli JST nie zgada się z powołanymi przepisami prawa, prosimy aby zastosowano podstawy prawne akceptowane przez JST.

Dobro Petenta i jawność życia publicznego jest naszym nadrzędnym celem, dlatego staramy się również upowszechniać zapisy Ustawowe dotyczące Wnioskowania. Kwestie te Ustawodawca podkreślił i uregulował w art. 63 Konstytucji RP: "Każdy ma prawo składać petycje, wnioski i skargi w interesie publicznym, własnym lub innej osoby za jej zgodą do organów władzy publicznej oraz do organizacji i instytucji społecznych w związku z wykonywanymi przez nie zadaniami zleconymi z zakresu administracji publicznej." oraz w art. 54 ust. 1 Konstytucji RP "Każdemu zapewnia się wolność wyrażania swoich poglądów oraz pozyskiwania i rozpowszechniania informacji."

Pamiętajmy również o przepisach zawartych inter alia: w art. 225 KPA: "§ 1. Nikt nie może być narażony na jakikolwiek uszczerbek lub zarzut z powodu złożenia skargi lub wniosku albo z powodu dostarczenia materiału do publikacji o znamionach skargi lub wniosku, jeżeli działał w granicach prawem dozwolonych. § 2. Organy państwowe, organy jednostek samorządu terytorialnego i inne organy samorządowe oraz organy organizacji społecznych są obowiązane przeciwdziałać hamowaniu krytyki i innym działaniom ograniczającym prawo do składania skarg i wniosków lub dostarczania informacji - do publikacji - o znamionach skargi lub wniosku.”

Jeśli do przedmiotowego wniosku dołączono petycję - należy uznać, że Stosownie do art. 4 ust. 2 pkt. 1 Ustawy o petycjach ( tj. Dz.U. 2018 poz. 870)  -  osobą reprezentująca Podmiot wnoszący petycję - jest Prezes Zarządu wskazany w stopce

*Stosownie do art. 4 ust. 2 pkt. 5 ww. Ustawy - petycja niniejsza została złożona za pomocą środków komunikacji elektronicznej - a wskazanym zwrotnym adresem poczty elektronicznej jest skrzynka poczty elektronicznej Adresata ujawniona w BIP i z BIP pozyskana przez wnioskodawcę/petycjodawcę, etc

Adresatem Petycji - jest Organ ujawniony w komparycji.

Kierownik Jednostki Samorządu Terytorialnego (dalej JST)  - w rozumieniu art. 33 ust. 3 Ustawy o samorządzie gminnym

Eksperci NIK piszą: "Niewielka liczba składanych wniosków o udzielenie informacji publicznej, liczba skarg złożonych do WSA, jak również liczba pozwów złożonych do sądów rejonowych, świadczyć może o braku zainteresowania w egzekwowaniu powszechnego prawa do informacji publicznej. Z drugiej strony, realizację tego prawa utrudniają podmioty zobowiązane do pełnej przejrzystości swojego działania, poprzez nieudostępnianie wymaganej informacji publicznej" [Protokół pokontrolny dostępny w sieci Internet: LBY-4101-09/2010]. Mamy nadzieję, zmienić powyższą ocenę, być może nasz wniosek choć w niewielkim stopniu – przyczyni się do zwiększenia tych wskaźników.

Postulujemy, ABY NASZA PETYCJA NIE BYŁA W ŻADNYM RAZIE ŁĄCZONA Z ewentualnym PÓŹNIEJSZYM jakimkolwiek trybem zamówienia  nie musimy dodawać, że mamy nadzieję, iż wszelkie ewentualne postępowania będą  prowadzone z uwzględnieniem zasad uczciwej konkurencji - i o wyborze oferenta będą decydować jedynie ustalone przez decydentów kryteria związane inter alia z parametrami ofert oraz ceną.

Oczywiście - wszelkie ewentualne postępowania - ogłoszone przez Jednostkę Administracji Publicznej - będące następstwem niniejszego wniosku - należy przeprowadzić zgodnie z rygorystycznymi zasadami wydatkowania środków publicznych -  z uwzględnieniem stosowania zasad uczciwej konkurencji, przejrzystości i transparentności -  zatem w pełni lege artis.

Ponownie sygnalizujemy, że do wniosku dołączono plik podpisany  kwalifikowanym podpisem elektronicznym.  Weryfikacja podpisu i odczytanie pliku wymaga posiadania oprogramowania, które bez ponoszenia opłat, można uzyskać na stronach WWW podmiotów - zgodnie z ustawą, świadczących usługi certyfikacyjne.

* - niepotrzebne - pominąć